riverandsouladventures.com

Bez odgovarajućeg skladištenja, nije uvek lako pronaći svoje administrativne papire. Zaista, kako pronaći račun o prodaji iz 2001. godine, ako je nagomilan u kutiji sa drugim papirima? Da biste izbegli gubljenje vremena na kopanje po nekoliko kutija da biste pronašli dokument, evo nekoliko saveta za skladištenje.

Koliko dugo treba da čuvate svoje papire?

Važno je zadržati ove administrativni papiri, ali imaju i svoj rok trajanja. Dakle, nakon određenog vremenskog perioda više nije potrebno čuvati određene dokumente kao što su računi i deklaracije svih vrsta. Evo rezimea perioda tokom kojih je preporučljivo čuvati različite vrste papira:

• 1 godina: računi za telefon, internet ili selidbe, ili dokaz o uplati PV-a.
• 2 godine: izjave o porodičnom dodatku, honorari lekara, pisma o raskidu ugovora, dokumenti o socijalnom i uzajamnom obezbeđenju, kao i kreditna dokumenta.
• 3 godine: obaveštenja o audiovizuelnim dozvolama i poreskim prijavama.
• 5 godina: računi za vodu i struju, računi za kiriju i zakupninu, računi za gas, potvrde o uplati poreza, ugovor o zakupu i dokaz o uplati plaćanja za održavanje.
• 10 godina: bankovni izvodi, uplatnice, hipotekarni krediti, ugovori o životnom osiguranju nakon datuma smrti...
• 30 godina: računi za popravku automobila, računi za izgradnju, bolnički računi i građanske dugove.
• Doživotni: bračni ugovor, porodična knjižica, vojna knjižica, diplome, testamenti, imovinska prava, donacije, zdravstveni karton, potvrda o vakcinaciji, medicinska kartona, platni listići, potvrde o usvojenju, ugovori o radu...

Najbolji savet za urednu kuću je da držati minimum. Nije potrebno čuvati sva primljena pisma i papire. Stoga je neophodno odmah baciti papire koji nisu korisni.

Čuvanje svakodnevnih dokumenata

Da biste sredili, morate napraviti razliku između svakodnevnih dokumenata i drugih datoteka. The aktuelna dokumenta su one koje se često konsultuju i koje stoga moraju biti na lako dostupnom mestu. Dokumenti koji se retko konsultuju mogu se čuvati u kutijama ili na vrhu police. Evo nekoliko tipova skladištenja za različite vrste papira:

• Majice u različitim bojama

Boje se koriste za razlikovanje dokumenata jedan od drugog. U svakoj fascikli takođe treba da koristite džepove za klasifikaciju papira: jedan džep za poreze, jedan džep za dokumente EDF, drugi za račune za vodu...

• Košulje sa gusicama

Fascikle sa udubljenjem su pogodne za skladištenje velikih dokumenata. Fascikla na taj način omogućava klasifikaciju različitih dokumenata koji se odnose na jednu temu (primer: svi dokumenti koji se odnose na izgradnju kuće).

• Binderi za prstenove

Praktični su za lako pregledavanje dokumenata bez odvajanja od skladišta. Pored toga, papiri se mogu razdvojiti pregradama kako bi ih lakše pronašli. Razdelnici takođe mogu prikazati indikacije kako bi se olakšao zadatak u pretragama. Oni se mogu poredati po abecednom redu, po datumu itd.

• Nameštaj sa fiokama

Ako je papira koji se čuvaju u velikom broju, bolje je odlučiti se za kartoteku. Potonji ima fioke na kojima su razni dokumenti okačeni na rešetke i lako su dostupni.

Pametno organizujte administrativna dokumenta

Naravno, korišćenje adekvatnog skladišta olakšava klasifikaciju datoteka, ali je takođe važno znati kako organizovati dokumente prema njihovoj vrsti. Evo primera klasifikacije da bi se olakšalo istraživanje:

• Porodični dosije: sadrži sva dokumenta koja se odnose na porodicu kao što su venčani list, lična dokumenta, pasoši, izvod iz matične knjige rođenih...
• Dosije o obrazovanju: školska svedočanstva, dokumenti u vezi sa dnevnim boravkom itd.
• Poreski dosije: prijave poreza na dohodak, stambeni porez...
• Zdravstveni karton: zdravstveni kartoni, recepti, lekarski pregledi (radio, skener, ultrazvuk, itd.) ...
• Faktura: usluge (voda, gas, struja, telefon, internet itd.), fakture za robu i radove itd.
• Dosije o osiguranju: ugovori o osiguranju automobila i kuće, životno osiguranje, štete, potvrde o autentičnosti...
• Stručni dosije: ugovor o radu, platne liste, prijavni dosije, biografija, diplome...
• Stambeni dosije: ugovor o zakupu, priznanica o zakupnini, pisma vlasnika/stanara itd.
• Bankovni dosije: izvodi računa, ugovor, nalog za prenos itd.

Arhiviranje administrativnih dokumenata

U idealnom slučaju, ovo bi trebalo da se uradi arhiviranje određenih dokumenata najmanje jednom godišnje. Arhivirane datoteke su uredno raspoređene u kutije po datumu ili po abecednom redu i po temi. Opet, najbolje je koristiti jednu boju po temi. Evo detaljnog primera skladištenja:

• Ružičasta košulja za račune, žuta za finansije, plava za osiguranje…
• Sortiranje po redosledu: abecednim redom od A do Z ili po datumu (po mesecu, zatim po godini). Ovo olakšava razlikovanje novijih i starijih dokumenata.

Najvažnije je napraviti fluidan aranžman koji olakšava pronalaženje računa za vodu za januar prošle godine, na primer. Ako je papire i dalje teško pronaći i pored toga što su uredni, potrebno je pregledati tehnike skladištenja.

Ostali saveti za sređivanje administrativnih papira

Lakše je čuvati kada ima manje papira za čuvanje. Pored sortiranja i uklanjanja zastarelih dokumenata, moguće je koristiti i onlajn fakturisanje da primate manje pošte kod kuće. Međutim, potrebno je redovno sprovoditi rezervne kopije na nekoliko nosača da bi se izbegli gubici. Za dodatnu sigurnost, za važne dokumente treba napraviti rezervne kopije na mreži.

Kada stigne pošta, važno je da je unapred arhivirate kako biste sprečili da se gomila mesecima u uglu kancelarije. Hitna pisma treba odmah pročitati, dok se druga mogu sortirati po prioritetu. Preporučljivo je imati kancelarijskog organizatora za čuvanje važnih papira koji zahtevaju radnju (plaćanje računa, poziv, itd.) i papira koji se moraju podneti (bankovni izvodi, računi za automatsko zaduženje, itd.). Ovaj trik vam omogućava da se rešite zastarelog papira koji se može odmah baciti kao flajeri i reklame.